Informasjonsdeling i Forsvarets beslutningsprosesser –kritiske suksessfaktorer

Evnen til kommando og kontroll (K2) er grunnleggende for at Forsvaret skal kunne løse sine oppgaver. Denne rapporten skal bidra til større forståelse for muligheter og hindre for effektiv K2, gjennom å undersøke informasjonsdeling i Forsvarets beslutningsprosesser – og hvordan informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) kan bidra til bedret kvalitet i disse prosessene. Rapporten er tverrfaglig, og dekker skjæringsfeltet mellom prosess, teknologi og organisasjon. Målgruppen er personell i Forsvaret med påvirkning på gjennomføringen av K2-prosessene ved Forsvarets operative hovedkvarter (FOH) og de taktiske kommandoene, som har ansvar for anvendelse av IKT i slike prosesser eller som har ansvar for framskaffelse av IKT-løsninger.

Rapporten presenterer en casestudie gjennomført over tid med følgende problemstilling; Kan IKT, som en muliggjører for informasjonsdeling, bidra til økt kvalitet i beslutningsprosesser og dermed skape bedre organisatorisk effektivitet? Hvis så, hvordan og basert på hvilke faktorer oppstår denne bedringen? Studiens kontekst er samhandling på tvers av fellesoperative prosesser samt mellom operasjonelt og taktisk nivå.

Basert på analyser av innsamlede data har vi valgt ut fem såkalte kvalitetsdimensjoner som vi bruker for å belyse evnen til informasjonsdeling, nemlig sporbarhet, gjennomsiktighet, informasjonstilgjengelighet, teknologifleksibilitet og integrasjon. Disse har så blitt anvendt på teknologiske så vel som ikke-teknologiske egenskaper ved IKT, henholdsvis interoperabilitet, automatisering, intendert bruk av IKT og digital kompetanse. Med dette som utgangspunkt har vi undersøkt hvordan IKT kan bidra til økt kvalitet i beslutningsprosesser gjennom å være en muliggjører for informasjonsdeling.

Våre funn viser at målrettet anvendelse av IKT kan bidra både til økt kvalitet og reduserte hindre i beslutningsprosesser. Imidlertid krever dette formålstjenlig og tilfredsstillende styring i alle ledd, som i sin tur fordrer systematisk kobling mellom teknologi, prosess og organisasjon. IKT må benyttes som en strategisk ressurs, og være en naturlig og integrert del av arbeidsprosessen.

Studien har identifisert fem kritiske suksessfaktorer for å øke kvaliteten i beslutningsprosesser i Forsvaret:

1. Skape mest mulig sømløs informasjonsflyt i arbeidsprosessene med gjennomgående digital informasjonsdeling.

2. Prioritere og satse på digital kompetanse i forsvarssektoren.

3. Utvikle strategisk IKT-ledelse i Forsvaret, og opparbeide og kontinuerlig videreutvikle forståelsen for IKTs rolle i beslutningsprosessene.

4. Bygge brukeraksept for digitaliseringsprosessen hos de ansatte ved å kommunisere fordelen ved endringene og ved å gi kontekstspesifikk opplæring.

5. Basere seg på prinsippene om strukturert fleksibilitet, altså fleksibilitet innenfor visse rammer satt fra ledelsen, slik at den enkelte ansatte har mulighet til å tilpasse seg endrede forutsetninger.

For hver av disse faktorene gir vi anbefalinger til Forsvaret, og disse er samlet i rapportens kapittel 6.