Evaluering av effektiviseringsarbeidet i forsvarssektoren – evaluering etter første året i langtidsplanen for perioden 2017–2020

I langtidsplanen for perioden 2017–2020 skal forsvarssektoren effektivisere om lag 1,8 mrd. kroner innen utgangen av 2020. Alle etatene har derfor fått i oppdrag å arbeide strukturert med kontinuerlig forbedring og effektivisering. Gjennom prosjektet Kostnadseffektivitet i forsvarssektoren (KOSTER) har FFI fått i oppdrag å evaluere effektiviseringen i forsvarssektoren. Formålet med denne rapporten er å gi en status på effektiviseringen etter første gjennomføringsår av langtidsperioden.

Evalueringen skjer ved at vi evaluerer 1) hver etats metode for og organisering av effektiviseringsarbeidet, og 2) de enkelte effektiviseringsprosjektene som er satt i gang i de ulike etatene. For å evaluere hver etats metode og organisering tar vi utgangspunkt i «skal-kriterier» gitt i Iverksettingsbrevet for forsvarssektoren i langtidsperioden (IVB LTP) 2017–2020 (Forsvarsdepartementet 2016a). For å evaluere de enkelte effektiviseringsprosjektene har vi utarbeidet et sett med kriterier basert på beste praksis for gevinstrealisering. Ved å bruke disse to metodene har vi kommet fram til følgende funn:

1. I 2017 har forsvarssektoren realisert effektiviseringsgevinster tilsvarende 328 millioner kroner, noe som er 18 millioner høyere enn kravet i dette året.
2. I tillegg har Forsvarsmateriell rapportert effektiviseringsgevinster på 90 millioner ved anskaffelse av hyllevare.
3. Kravet i 2017 ble oppnådd som følge av realisering av gevinster ut over prosjekter som er identifisert i IVB LTP, herunder lokale tiltak.
4. Gevinstrealiseringen fra tiltakene identifisert i IVB LTP vil ikke være like stor som forutsatt. For å nå kravet i perioden er derfor etatene avhengige av å identifisere nye tiltak på alle nivå som vil realisere ytterligere gevinster.
5. Etatene følger i stor grad forsvarssektorens metode for gevinstrealisering.
6. Forsvarsmateriell og Forsvarsbygg har etablert et system for å identifisere nye tiltak som kan bidra til kontinuerlig forbedring og effektivisering. I tillegg har disse to etatene etablert et system som gir status på framdrift i prosjektene, og gjør det mulig å følge opp tiltakene.
7. Forsvaret mangler et system for å fange og følge opp lokale tiltak. I tillegg er det ikke et etablert system for å følge framdriften i effektiviseringsprosjektene. Det gjør det vanskeligere å følge opp og gi status på tiltaksporteføljen som helhet.
8. Dokumentasjonen fra forbedrings- og effektiviseringstiltakene varierer i kvalitet og omfang. For noen prosjekter er det vanskeligere å vurdere om gevinstene er realisert som forutsatt.

På bakgrunn av funnene kommer vi med anbefalinger om hvordan hver enkelt etat kan forbedre effektiviseringsarbeidet og hvordan prosjektene bør jobbe videre for at tiltakene skal gi nødvendige gevinster. Den viktigste anbefalingen er systematisk å arbeide for å identifisere nye tiltak, både på sentralt og lokalt nivå i etatene, for å sikre at effektiviseringskravet blir nådd innen utgangen av 2020. Samtidig anbefaler vi at etatene legger til rette for en varig kulturendring i retning mot kontinuerlig forbedring og effektivisering.