Bruk av SharePoint for å styrke kvalitet i Forsvarets beslutningsprosesser – med et eksempel for Operations Assessment

Evne til kommando og kontroll (K2) er helt sentralt i Forsvaret. K2 innebærer beslutningsprosesser hvor informasjon omsettes til handlinger, og effektiv informasjonsdeling kan derfor bidra til økt kvalitet i slike beslutningsprosesser. Et av de verktøyene som benyttes for informasjonsdeling ved Forsvarets operative hovedkvarter (FOH) i dag, er Microsoft SharePoint. SharePoint er en relativt omfattende web-basert informasjonsdelingsplattform. Den er fleksibel og tilbyr et bredt spekter av funksjonalitet, og må benyttes målrettet for å dra full nytte av potensialet. Samtidig er det nettopp omfanget og fleksibilitet som gjør det vanskelig å avgjøre hvordan FOH kan benytte plattformen mest mulig målrettet. For å adressere dette problemet bidrar vi med en studie som kartlegger hvilke funksjoner SharePoint tilbyr og hvordan disse kan benyttes i dagens beslutningsprosesser ved FOH.

Denne rapporten dokumenterer arbeidet vi har gjort for å undersøke hvordan SharePoint kan benyttes for å styrke essensielle aspekter av kvalitet i beslutningsprosesser, kalt målkvaliteter, i en operativ kontekst. Disse målkvalitetene er basert på eksisterende definisjoner i litteraturen samt vår tolkning av hvordan de gjelder for beslutningsprosesser. Vi tar for oss følgende seks målkvaliteter: sporbarhet, gjennomsiktighet, evne til tempo, fleksibilitet, informasjonsintegrasjon og informasjonstilgjengelighet.

Arbeidet er basert på møter med utvalgte aktører ved FOH, studier av brukstilfeller, SharePointdokumentasjon og styrende dokumenter, og en analyse av muligheter for å bruke SharePoint i beslutningsprosesser. Resultatet av dette arbeidet er dokumentert i form av (1) vurderinger rundt hvordan graden av en målkvalitet antakeligvis påvirker graden av de andre, (2) identifikasjon av hvilke overordnede funksjoner i SharePoint som kan styrke målkvalitetene og (3) konkrete forslag til hvordan SharePoint kan brukes for å styrke målkvalitetene. De viktigste anbefalingene i rapporten er:

• Identifiser de målkvalitetene som er viktigst i enhver prosess, og iverksett tiltak foreslått i denne rapporten for å styrke disse målkvalitetene.
• Styrk informasjonsintegrasjon først, da denne legger grunnlaget for de fleste øvrige målkvalitetene.
• Representer forutsigbare og statiske aspekter av prosesser i strukturerte data og automatikk.
• Etabler rutiner for å unngå unødvendig kopiering av dokumenter.
• Legg til rette for at sluttbrukere selv kan dele informasjon i SharePoint slik at overflødige ledd i informasjonsdelingen reduseres.
• La brukere som skal utveksle store mengder informasjon over lang tid, benytte samme SharePoint-instans til dette.
• Beskriv den intenderte bruken av SharePoint i styrende dokumenter.

Målgruppen for rapporten er primært FOH og taktiske kommandoer, og de som fremskaffer og administrerer SharePoint-løsninger for disse. Anbefalingene vil antakelig også være nyttige for andre aktører i Forsvaret som benytter SharePoint.