Beslutningsprosesser i håndtering av en digital hendelse – en Garbage Can tilnærming

IKT16 var en stor nasjonal øvelse hvor deltakerne trente på å håndtere et stort cyberangrep mot Norge. Formålet med øvelsen var å sette Norge i bedre stand til å møte en stor digital hendelse. I en slik øvelse blir det tatt mange beslutninger, gjerne under et betydelig tidspress og med begrenset tilgjengelig informasjon. I denne studien har vi sett nærmere på de prosessene som leder til beslutninger, og hvilke forutsetninger som ligger til grunn for at beslutninger blir tatt. Dette kan gi bedre grunnlag for å forstå disse prosessene, og dermed grunnlag for bedre beslutningstaking. Der teoretiske rammeverket for studien er The Garbage Can Model of Organizational Choice (GCM). Modellen legger til grunn at beslutninger tas når problemer og løsninger kobles sammen og tidspunktet for en beslutning er til stede. Videre er det et kjerneområde i modellen at deltakerne i beslutningsprosessene ofte er de som vurderer problemene som viktige nok, altså de som investerer mest tid og ressurser i dem. Deltakere kan også være personer som tilfeldigvis har blitt plassert i situasjoner hvor det er nødvendig å ta beslutninger. Forklaringen på det sistnevnte er en svakhet i modellen. For å vise at tilfeldigheter sjelden forklarer gruppesammensetninger og gruppedynamikk, bruker vi Stacey og teorien om komplekse responderende prosesser. I våre øyne bidrar dette til å styrke GCM som forklaringsmodell for beslutninger. Studien ble gjennomført som en observasjonsstudie hos en sentral aktør mens øvelsen pågikk. Funnene våre viser at det er særlig for beslutninger med middels viktighet, eventuelt middels kompleksitet, at Garbage Can-prosesser gjør seg gjeldende. Som en del av mediespillet ble det for eksempel gitt innspill om andre typer hendelser enn de som var kjernen i øvelsen. Den aktøren vi observerte, brukte uforholdsmessig mye tid på å følge et slikt spor. Denne beslutningen ble tatt av en tilsynelatende tilfeldig sammensatt gruppe som var til stede da innspillet kom, og derfra ble det løftet inn i kriseledelsen. Et annet funn var at kriseledelsen var preget av endring i personell fra møte til møte. Endringene skyldtes at faste medlemmer var opptatt på annet hold og sendte stedfortredere. Det påvirket gruppedynamikken. Uten at vi vet noe om hvordan utfallet av ulike saker ville blitt dersom kriseledelsen hadde hatt de samme deltakerne gjennom hele øvelsen, er det støtte i GCM for å antyde at det har påvirket beslutningene. Beslutninger som resultat av Garbage Can-prosesser er en naturlig del av enhver organisasjon. Folk kommer sammen i formelle og uformelle settinger og tar beslutninger. Disse prosessene kan ikke nødvendigvis kontrolleres, men påvirkes best gjennom deltakelse. Kontinuerlig jobbing med tiltak for å skape en omforent forståelse av og aksept for virksomheters mål kan også bidra til å redusere opportunisme og andre personlige agendaer hos deltakere i beslutningsprosesser.