Kvifor er kostandsestimering i tidlegfase så vanskeleg?

Kva er så spesielt med tidlegfasen, og korleis påverkar dette kostnadsestimeringa?

Tidlegfasen er ikkje eintydig definert, men vert i hovudsak oppfatta som anten ein fase der prosjektet vert forma eller så ser ein det slik at prosjektet først startar når tidlegfasen er ferdig. Uavhengig av oppfatning, så er det semje om tidlegfasen si viktige rolle knytt til å skape langsiktig prosjektsuksess.

I tidlegfasen må det leggast til rette for å finne gode svar på det prosjektutløysande behovet og slik kunne gjere gode konseptval. Vi må velje det «rette prosjektet», altså det som står seg på lang sikt og gir mest nytte for dei investerte midlane.

Det er mange interessentar i eit stort offentleg prosjekt, og det er ikkje alle som kjenner til utfordringane som ligg i å estimere under stor usikkerheit.

Ofte vil ein derfor sjå at «bordet fangar» når ein først har ytra eit tal, så heng dette ved prosjektet for all framtid. Studien ser derfor estimering både i perspektivet til dei som treng og bestiller estimatet, og til dei som estimerer.

Dei viktigaste utfordringane knytte til tidleg kostnadsestimering

I denne studien har vi intervjua erfarne hovudaktørar innanfor kostnadsestimering i Statens prosjektmodell, der fleire har hatt roller både i prosjekt og som kvalitetssikrarar.

Dette gav innsikt i ei rekke utfordringar (presenterte under) knytte til å estimere kostnaden i prosjekt der vi veit lite om korleis dei kjem til å sjå ut til slutt.

Auka kompleksitet i prosjekta: Generelt har prosjekta  vorte meir komplekse og omfattande over åra. Aukande kompleksitet tilskrivast både auke i omfang og teknologiutvikling. Meir kompleksitet gjer kostnadsestimeringa vanskelegare.

For optimistiske kring modnaden: Ein er ofte for optimistisk med tanke på kor mode prosjektet faktisk er, noko som kan føre til at usikkerheita i kostnadsestimatet vert feilvurdert. Berre i ein av etatane er teknikkar eller verktøy for vurdering av prosjektmodnad testa ut.

Behov for dokumentasjon: Det er behov for god dokumentasjon gjennom heile prosjektforløpet. Manglande dokumentasjon fører til at det vert vanskeleg å etterprøve og tidvis særs utfordrande å forstå føresetnadene som ligg til grunn for prosjektet. Korleis etatane gjer dette varierer, men det er ei generell oppfatning om at dette kan og bør forbetrast.

Studien er gjennomført av Helene Berg ved FFI saman med Anne Strand Alfredsen, Ole Jonny Klakegg, Morten Welde, Jan Alexander Langlo og Nils O.E. Olsson ved NTNU

Klare føresetnader er viktige for eit godt utgangspunkt: Føresetnadene for prosjektet må vere så klare som mogeleg for å kunne kome godt av garde i kostnadsestimeringa. Manglar dette, vil ein mest sannsynleg oppleve kostnadsdrivande endringar seinare i prosjektet.

Mogelegheita til å gjere reelle konseptval: Konseptvalet er føremålet med tidlegfasen. Likevel er det vist til at ein ikkje gjer reelle konseptval sidan valet verkar å vere tatt på førehand.

Konsistensen vert utfordra: Statens prosjektmodell er sekvensiell og krev konsistens mellom ulike fasar. Prosjekta går over lang tid, og saman med aukande kompleksitet utfordrar dette konsistensen. Vi fann indikasjonar på manglande konsistens både innanfor personell, kompetanse, dokumentasjon og kommunikasjon.

Usikkerheitsanalysane varierer: Alle etatane gjennomfører usikkerheitsanalysar, og er samde om at dette er noko av det vanskelegaste ein gjer. Det er likevel variasjonar i praksis og erfaringar knytte til gjennomføringa. Nokre etatar hentar inn ekstern hjelp til gjennomføring, medan andre har kompetanse og ressursar sjølve.

Kommunikasjon kring usikkerheit er utfordrande, særskilt å formidle spenn i usikkerheit og korleis dette skisserer eit potensielt utfallsrom. Vidare kan fasetilpassing av usikkerheitsanalysen vere ei mogeleg tilnærming for å  harmonere detaljeringsgraden med prosjektmodnaden.

Bruk, systematisering og deling av erfaringstal har stort forbetringspotensiale: Erfaringstal er i stor grad knytte til lokale og uformelle system og til enkeltpersonar sin kompetanse og erfaring, og det er lite utveksling og erfaringsdeling både mellom etatane og mellom etatane og konsulentmiljøa.