Modenhetsanalyse for forbedring og effektivisering i forsvarssektoren

I Langtidsplanen for forsvarssektoren 2021–2024 legges det opp til at etatene i forsvarssektoren skal realisere om lag 1,9 mrd. kroner. For å identifisere hvilke grep og endringer etatene må ta for å realisere disse gevinstene har Forsvarets forskningsinstitutt (FFI) gjennomført en modenhetsanalyse. Ved hjelp av modenhetsanalysen har vi undersøkt hvordan etatene i dag har organisert seg for å planlegge, gjennomføre og følge opp både strukturelle, sentrale og lokale tiltak.

Modenhetsanalysen er utviklet gjennom et samarbeid mellom FFI og Deloitte AS i tillegg til dialog med alle etatene i forsvarssektoren. For å vurdere modenheten til etatene har vi analysert 9 ulike indikatorer med en rekke parametere under hver indikator. Dette har vi målt ved å gjennomføre en spørreundersøkelse med 90 respondenter samt 13 workshoper med totalt 46 deltagere.

For Forsvaret har vi vurdert ni av driftsenhetenes modenhetsnivå, men også vurdert hvilke sentrale forutsetninger som må ligge til grunn for å planlegge, gjennomføre og følge opp effektivisering. Det gjør at vi kan vurdere modenheten både til hver enkelt driftsenhet (DIF) og for Forsvaret som helhet. I vurderingen av hver enkelt DIF ser vi at det er stor variasjon. Modenhetsnivået til den enkelte DIF henger i stor grad sammen med hvordan enheten har jobbet med forbedring og effektivisering tidligere. Dette impliserer at de som har jobbet mye med forbedring og effektivisering og har gjennomført mange tiltak, har høyere modenhetsnivå enn de som i mindre grad har gjort dette. Særlig innenfor gjennomføring og oppfølging av effektiviseringsarbeidet ser vi at Forsvaret har en lav modenhet. Indikatorene under området planlegging får en litt høyere score, men også disse er lave og indikerer at Forsvaret mangler flere av egenskapene som skal til for å effektivisere organisasjonen på en vellykket måte.

Forsvarsmateriell (FMA) har i etterkant av etableringen i 2016 jobbet systematisk med å øke modenheten sin innenfor flere av de områdene vi måler. FMA er relativ moden på området planlegging, men har større utfordringer på områdene gjennomføring og oppfølging. Det er to indikatorer der FMA får en relativt lav vurdering: kartlegging og evaluering. Forsvarsbygg (FB) vurderes til å ha en relativt moden organisasjon for forbedring og effektivisering. FB scorer relativt høyt innenfor planlegging, men relativ lavt på områdene gjennomføring og oppfølging. Den indikatoren som får den høyeste vurderingen i FB er prosesser og verktøy. Det er to indikatorer der FB får en relativt lav vurdering: ledelse og kommunikasjon samt evaluering.

Deloitte gjennomførte evalueringen av FFI og beskriver at FFI har begrenset erfaring innen forbedring og effektivisering. Dette reflekteres i en gjennomgående lav score innenfor alle indikatorene vi måler. Spesielt indikatorene plan og prosess og verktøy trekker ned modenheten.

Resultatene fra modenhetsevalueringene styrker inntrykket av en lite enhetlig innretning av forbedrings- og effektiviseringsarbeidet i forsvarssektoren. Funnene i denne rapporten kan benyttes til å identifisere områder som etatene burde forbedre, og til å kartlegge sektorens beste praksis for de ulike trinnene i en effektiviseringsprosess.